De flesta människor är väl medvetna om hur viktig en rekrytering är för ett företag eller en organisation. Om valet faller på fel kandidat kan konsekvenserna bli ödesdigra och skapa stora problem under en lång tid framöver.
Samtidigt kan det vara svårt att sätta av den tid som krävs för att planera och genomföra en rekrytering, speciellt för personer som inte rekryterar så ofta. Den ekvationen – insikten om hur viktig en rekrytering är kombinerad med brist på tid – kan vara svår att få ihop.
Om du känner igen dig i detta är du inte ensam. Under alla år som jag har jobbat inom rekrytering har jag träffat många människor som har upplevt samma sak, så jag vet hur stressigt det kan kännas för den som ska rekrytera vid sidan av sitt vanliga arbete.
Det ena behöver dock inte utesluta det andra. Du kan genomföra en trygg och professionell rekryteringsprocess, även om du inte har oceaner av tid. Självklart kräver en lyckad rekrytering en seriös insats men det finns en del du kan göra för att effektivisera processen.
I den här korta guiden kommer du att få fem tips som hjälper dig att rekrytera både tryggt och tidseffektivt, så att du ökar sannolikheten att välja rätt person utan att behöva lägga ditt övriga arbete åt sidan.
Tips #1: Screena kandidaterna
Om många kandidater har sökt tjänsten är det förstås roligt. Då har du fler personer att välja mellan, förutsatt att de har rätt profil. Samtidigt innebär detta också att du måste genomföra fler intervjuer och lägga mer tid på din rekrytering.
Det finns dock ingenting som säger att du måste träffa samtliga kandidater fysiskt. En bra lösning kan vara att börja med någon form av screening där du väljer ut vilka kandidater som du vill gå vidare med och träffa under en fysisk intervju.
Eftersom en screening ofta går snabbare än en fysisk intervju innebär detta att du kommer att spara stora mängder tid utan att göra avkall på kvaliteten.
Det finns olika sätt att lägga upp en sådan här screening på. Här är några effektiva och beprövade metoder som hjälper dig att minska ner på antalet fysiska intervjuer:
- Låt kandidaterna svara på några intervjuliknande frågor i löpande text när de skickar in sin ansökan och laddar upp sitt CV.
- Intervjua kandidaterna via telefon eller video kring några av de viktiga kompetenserna i din kravprofil.
- Låt samtliga kandidater göra exempelvis ett personlighets- eller ett problemlösningstest och välj ut de kandidater vars resultat stämmer bäst överens med din kravprofil.
Oavsett vilken metod du väljer kommer en bra screeningprocess att minska ner på antalet fysiska intervjuer utan att du riskerar att missa en toppkandidat. Dina intervjuer kommer dessutom att bli enklare när du bara träffar de mest lämpliga kandidaterna.
Utöver detta gör du livet enklare för de kandidater som inte är rätt för just den här tjänsten eftersom de slipper att ta sig till en fysisk intervju i onödan.
Tips #2: Börja från slutet
När det är ont om tid är det lätt att slarva med förberedelserna. Men gör inte det misstaget. Den tid du lägger på att förbereda din rekrytering kommer du spara in många gånger om samtidigt som det gör processen enklare för dig själv.
En av de viktigaste förberedelserna handlar om att ta fram en tydlig kravprofil. Det är en detaljerad beskrivning av vilka kompetenser, exempelvis färdigheter och kunskaper, som en kandidat bör ha för att klara jobbet.
Om du har en tydlig bild av vem du letar efter kommer dina intervjuer att bli mer fokuserade så att du använder tiden på ett mer effektivt sätt. Det kommer också att gå snabbare att skriva relevanta intervjufrågor och fatta ett bra rekryteringsbeslut.
Det finns olika metoder för att ta fram en kravprofil, men ett bra sätt är att börja från slutet genom att utgå från målet med tjänsten. Det gör du på följande vis:
- Beskriv vilka resultat som rätt person förväntas uppnå under exempelvis ett år framåt i tiden. Sälja för en viss summa? Slå ihop två avdelningar? Ta fram en ny produkt?
- Definiera vilka uppgifter som personen måste genomföra för att uppnå dessa resultat. Nätverka? Göra en processkartläggning? Ta fram en behovsanalys?
- Fundera på vilka kompetenser som han eller hon bör ha för att klara dessa uppgifter på ett bra sätt. Vara utåtriktad? Kunna planera långsiktigt? Ha en god analytisk förmåga?
Om du sätter av tid för att formulera en tydlig kravprofil kommer du att tacka dig själv i slutändan. Inte nog med att resten av rekryteringen blir enklare och mindre tidskrävande när du vet vad du ska fokusera på.
Du kommer också att öka sannolikheten att välja rätt kandidat, så att du slipper göra om hela processen, vilket trots allt är det bästa sättet att spara tid under en rekrytering.
Tips #3: Använd (rätt) tester
Hur effektiv du än är under dina intervjuer kommer du förmodligen inte att hinna få fram all information som du skulle vilja. För att rekryteringen inte ska dra ut på tiden måste du ofta prioritera och acceptera att du inte hinner fråga om allt.
Ett enkelt och tidseffektivt sätt att täppa till de kunskapsluckor som du har när det gäller kandidaterna är att komplettera dina intervjuer med någon form av test, exempelvis ett personlighetsformulär eller ett problemlösningstest.
Fördelen med denna typ av test är att de kan samla in mycket information på kort tid samtidigt som de ger dig en bra bild av hur dina kandidater ligger till inom vissa områden i förhållande till andra människor.
Här är några saker att tänka på om du vill använda någon form av test under dina rekryteringar:
- Använd enbart instrument som bygger på gedigen forskning och har en hög så kallad validitet och reliabilitet, två av de viktigaste måtten på ett tests kvalitet.
- Se till att du har klart för dig vad du ska använda testresultaten till och hur de hänger ihop med din kravprofil.
- Ge samtliga kandidater återkoppling på sina testresultat av en person som är väl insatt i det aktuella testet och den eller de egenskaper det mäter.
Ett test kommer inte att ge dig alla svar, men det kan bidra med värdefull information om kandidaterna och komplettera dina intervjuer på ett bra sätt, så att du har mer på fötterna när du fattar ditt beslut.
En seriös återkoppling gör dessutom att alla kandidater får med sig något värdefullt som de kan ha nytta av i många andra sammanhang.
Tips #4: Jobba kompetensbaserat
När det handlar om att spara tid på en rekrytering är det lätt hänt att bara fokusera på själva processen och hur lång tid den tar. Samtidigt kommer det att kräva mängder av tid om rekryteringen går snett och du måste göra om alltihop. Som jag redan har nämnt är det bästa sättet att spara tid därför att se till att rekryteringen blir rätt från början.
Ett av de mest beprövade sätten för att öka träffsäkerheten när du rekryterar är att använda en kompetensbaserad rekrytering. Precis som namnet antyder handlar det om att fokusera på kandidaternas kompetenser och hur dessa stämmer överens med tjänsten.
Detta kan låta självklart, men många traditionella rekryteringsupplägg är inte så effektiva när det gäller att skilja kompetenser från andra variabler. I värsta fall kan det göra att valet baserar sig på hur trevlig eller utåtriktad någon är, vilket långt ifrån alltid är det viktigaste.
Hur går det då till att rekrytera kompetensbaserat? Här är några av de viktigaste inslagen:
- Utgå från en tydlig kravprofil där du specificerar vilka kompetenser som krävs för att klara tjänsten på ett bra sätt i termer av exempelvis egenskaper och färdigheter.
- Undersök kandidaternas kompetenser med en strukturerad intervju där alla får samma frågor och ombeds svara med konkreta exempel. Komplettera gärna med bra test.
- Gradera kandidaternas kompetenser på en skala så att det blir enklare att jämföra dem med varandra och avgöra vem som har bäst förutsättningar för att klara tjänsten.
En kompetensbaserad rekrytering ökar dina chanser att välja rätt person så att du kan känna dig tryggare med ditt beslut.
Eftersom den följer en tydlig struktur innebär det också att det blir enklare och mer tidseffektivt att rekrytera. Sist men inte minst minskar du risken för att behöva göra om hela processen, vilket sparar dig stora mängder tid.
Tips #5: Dra nytta av andras erfarenhet
En av anledningarna till att en rekrytering ofta tar längre tid för personer som inte rekryterar på heltid är att de inte har en färdig process att följa och måste tänka ut varenda steg på egen hand, vilket kan vara både tidskrävande och frustrerande.
Ett enkelt sätt att underlätta för dig själv och snabba på processen är att ta hjälp av någon som har erfarenhet av att rekrytera. Han eller hon kan guida dig genom rekryteringen och hjälpa till med hela eller delar av processen, exempelvis med kravprofilen, testningen eller intervjuerna.
Förutom att detta sparar dig stora mängder tid kommer resultatet förmodligen att bli bättre, förutsatt att personen använder rätt metoder.
Här är några saker att tänka på om du väljer att anlita någon under din rekrytering:
- Se till att han eller hon har en gedigen utbildning i psykometri och differentialpsykologi, två av de områden som är viktigast vid en rekrytering.
- Om personen använder sig av tester för att bedöma kandidaterna bör dessa instrument ha en hög reliabilitet och validitet, de kvalitetsmått som jag nämnde tidigare.
- Om personen intervjuar kandidaterna bör det ske med en så kallad strukturerad och beteendebaserad intervju så att resultatet blir tillförlitligt.
Självklart blir det lite dyrare att anlita någon jämfört med att göra allting själv. Men med tanke på hur mycket tid du kan spara är det ofta värt detta.
Låt oss heller inte glömma hur dyr en felrekrytering kan bli. Om du anlitar någon som hjälper dig att minska risken för att välja fel person, kan det innebära att kostnaden i slutändan faktiskt blir betydligt lägre än om du väljer att göra allting själv.
Avslutning: Några ord på vägen
Vid det här laget hoppas jag att du inser att det inte finns något direkt samband mellan den tid du lägger på din rekrytering och hur lyckad den blir. Om du använder dig av rätt metoder kan du frigöra mycket tid och ändå känna dig trygg med det beslut du fattar.
Inte nog med att du får ett bättre resultat och sparar stora mängder tid – du kommer också att ge ett mer seriöst intryck så att du marknadsför din arbetsplats som arbetsgivare.
Om du vill veta mer om hur du kan lägga upp din rekrytering på ett tidseffektivt sätt och öka chanserna att välja rätt kandidat, boka in ett kort och konsulterande samtal med mig.
Under detta samtal kommer vi att gå igenom vilka utmaningar du har när det gäller din nästa rekrytering. Du kommer också att få konkreta förslag på hur du kan gå tillväga för att både spara tid och öka sannolikheten att välja rätt person.
Samtalet är helt kostnadsfritt och ingen av oss förbinder oss till någonting.
Om du tycker att detta låter intressant, boka in ett samtal med mig genom att besöka följande webbsida (eftersom jag inte vet när du läser det här kan jag dock inte garantera att erbjudandet fortfarande finns kvar):
Till sist, tack för att du ville läsa den här guiden. Jag hoppas att vi hörs inom kort.